Что делать с документами при ликвидации компании?

Любое юридическое лицо за весь период своей деятельности накапливает множество различной документации. Это как внутренние документы о финансовой и хозяйственной деятельности фирмы, так и имеющие значение для действующих и бывших работников трудовые или кадровые документы.

Если компания готовится к ликвидации, то руководству следует заранее позаботиться о том, чтобы ничего из важных документов компании не потерялось. Возможно, в будущем потребуется поднять финансовые документы для исключения необоснованных претензий по линии налоговой, а кадровая документация поможет бывшим работникам ООО в полной мере реализовать свои права на пенсионное обеспечение.

Какой закон регулирует передачу документов при ликвидации?

Обязанность компании передавать документы в архив после прекращения деятельности прописана в Законе «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004 г, а также содержится в положениях статьи  57 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Дополнительно порядок передачи документов установлен подзаконными нормативными актами, например – «Основными правилами работы архивов организаций», разработанными и утвержденными Росархивом.

Вся суть законодательных норм сводится к тому, что ответственный за ликвидацию субъект – будь то ликвидационная комиссия или же арбитражный управляющий обязаны, после завершения всех процедур передать документы в архив.

Что передается в архив?

Обязательной передаче в гос- или муниципальных архив подлежит документация с постоянным сроком хранения (в том числе в 75 лет), а также документы со сроком хранения до 10 лет. Последние передаются в архивы при условии, что сроки хранения по ним на момент ликвидации компании еще не истекли. Документация с истекшим сроком хранения может быть безбоязненно уничтожена.

Передача осуществляется на основании договора, заключаемого между ликвидационной комиссией или единолично ликвидатором (арбитражным управляющим – при банкротстве) и госархивом.

ВАЖНО: Если ликвидация проведена путем слияния или присоединения, то все документы передаются на хранение компании-правопреемнику. Сдавать их в архив не требуется.

Чаще всего особое внимание уделяется именно кадровой документации: личным делам, личным карточкам, приказам по личному составу. Именно эти документы могут быть востребованы спустя десятилетия, для подтверждения стажа или же иных фактов.

Куда передавать документы?

Документы, оставшиеся после ликвидации компании, должны быть переданы в муниципальный архив по месту деятельности компании, а если он отсутствует – в госархив.

Примечание: Альтернативно можно передать документы в профессиональные архивные хранилища, если лично вы заинтересованы в сохранности документов компании.

В столице, например, действуют специальные архивные центры, привязанные к административным округам. В регионах же передача осуществляется в центры временного хранения (муниципальные архивы).

Если площадь центра временного хранения не позволяет принять документы – то в их принятии могут отказать, однако это касается лишь той документации, которая хранится временно. Все постоянно хранимые документы подлежат передаче в Госархив.

ВАЖНО: Перед передачей документов все они должны быть оформлены согласно требованиям подзаконных актов и инструкций по делопроизводству. На них должны быть указаны сроки хранения, все документы должны быть сшиты, пронумерованы и дополнены описью.

Факт передачи документов фиксируется актом приема-передачи, составляемым со ссылкой на договор между ликвидатором (управляющим) и архивом.

Если документы не переданы

Увы, многие компании, особенно и в ходе своей работы не сильно-то соблюдавшие нормы делопроизводства, могут попросту уничтожить документы без оглядки на требования закона.

Поскольку такие действия создают угрозу нарушения прав и интересов как граждан, так и государства, то в КоАП РФ, а именно в ст. 13.25, прописана ответственность за нарушение требований закона о передаче документов на хранение. В административном порядке должностным лицам грозит штраф от 2.5 до 5 тыс. рублей, а вот юридические лица рискуют быть оштрафованными от 200 до 300 тысяч.

Если же будет установлена прямая заинтересованность и умысел, то ответственность наступит уже по ст. 325 УК РФ, а это штрафы до 200 тысяч рублей, принудительные или исправительные работы, а также тюремный срок до 1 года.

Помощь специалистов

Если вам необходима помощь в ликвидации юридического лица от консультации до сопровождения под ключ – наши специалисты помогут вам в этом! Звоните за дополнительной консультацией прямо сейчас.